ikonnal. A képletek előtt mindig
szerepel az egyenlőségjel!Alternatív Közgazdasági
Gimnázium
Informatika munkaközösség
Informatika tananyagok
Excel táblázatkezelő
Az Excel részei
A program ismert részei
Új fogalmak
Adatok bevitele
Mozgás a cellák közt és
kijelölés
Függvénybeírás
Feltöltés
Címzés
Feltételes függvény
Oszlopok és sorok beállítása
Cellák keretezése és színezése
Grafikon készítése
Excel függvények
Adatbázis alapfogalmak
Szűrő
Sorba rendezés
Hasznos trükkök
A többi Word programmal azonos részek: címsor, állapotsor, menüsor, vezérlő-négyzet, eszközsorok (ikonok), gördítő-sávok, kicsinyítő/nagyító nyilak.
Más részei:
– Munkalap szegélyek (fülek): Több lapon is lehet egyszerre dolgozni, ezek közt lehet „ vándorolni” a fülek segítségével. Az alsó sorban található.
– Referencia doboz: Az ikonsor alatt a bal oldalon található. Itt jelenik meg annak a cellának a kódja, amelyik ki van jelölve. Pl. A1.
– Függvény-ikonok: A referencia doboz mellett találhatóak. A jelentésük balról jobbra: escape (kilépés), enter (elfogadás), függvény-varázsló.
– Képletsor: A függvény-ikonok mellett található. Ide írható be és itt jelenik meg az aktuális cellához tartozó adat és képlet.
Megnyitás, Mentés, Mentés másképp, Bezárás, Nyomtatás, Új, Kilépés, Visszavonás, Kivágás, Másolás, Beillesztés, Súgó, Elrendezés, Nézet, Sorigazítás (jobbra, balra, középre, sorkiigazítás) – Lásd: A Word szövegszerkesztő
– Tartomány: Cellák halmaza, megadni a bal felső és a jobb alsó cellával lehet, a cella jelzései közt kettőspont van. Pl.: A3:C6.
– Az Excellel használható dokumentumok végződése .XLS (mint ahogy a Wordé .DOC).
– Az egérkurzor alakja a táblázat felett fehér kereszt (ekkor lehet cellákat kijelölni). Az oszlop és sorjelzők (pl. A vagy 1) felett is fehér kereszt alakú, ilyenkor az egész oszlopot és az egész sort lehet kijelölni. Kijelölt cella (vagy cellák) szegélyénél nyíl alakú, ilyenkor a cella (vagy cellák) tartalmát lehet áthelyezni más cellába (vagy cellákba). A ctrl lenyomásával együtt nem áthelyezés, hanem átmásolás történi. A shift lenyomásával együtt nem áthelyezi a cellatartalmat egy másik cellába (amiben esetleg már van egy másik érték), hanem beszúrja a cellát egy függőleges vagy vízszintes vonallal megjelölt helyre.
Az ikonok és a menüpontok felett is nyíl alakú az egérkurzor. Kijelölt cella (vagy cellák) jobb alsó sarkánál vékony kereszt alakú, ilyenkor lehet a kijelölt cella (vagy cellák) tartalmával (szöveg, adat, képlet) más cellát (vagy cellákat) feltölteni. Az oszlopok és sorok fejléceit (jelölve A, B… , 1, 2… -vel vannak) elválasztó függőleges illetve vízszintes vonalaknál az egérkurzor kettős-nyíl alakú. Ilyenkor lehet a sorok és oszlopok szélességét beállítani. Kettős kattintásra a legoptimálisabb szélességre fog az oszlop és a sor beállítódni.
– A cellában lévő adatokkal az Excel különböző műveleteket tud elvégezni. A cellatartalmat az elvégezhető műveletek szempontjából kétféle típusba lehet besorolni, a szöveges adatok és a számszerű adatok csoportokba. Amelyik cellában kétféle adat van (szöveges és számszerű is) azt szöveges adatnak tekinti az Excel, kivéve, ha a szöveg a számhoz tartozó (külön beállítható) állandó jellemző (pl. darab, %, Ft,… ). Ezek a jellemzők a Formátum/Cellák/Szám parancsában állíthatóak be. A dátum, idő, pénznem típusú cellákkal is mint számokkal számol az Excel.
A cellákba adat (szöveg, szám, képlet… ) vihető be, ha rákattintunk. Ilyenkor a már bent lévő adatokat az új beírás felülírja. Ha a cellára kettőt kattintunk, a már bent lévő adatokat lehet változtatni karakterenként. Rákattintás után a cella tartalma látszódni fog a képletsorban. Ott is lehet változtatni a cella tartalmát, akár képletről, akár adatról van szó. Cellán belül a számok jobbra, a szövegek balra kerülnek, kivéve, ha a sorigazítást meg nem változtatjuk (pl. jobbra igazít, középre… stb.).
Mozgás a cellák közt és kijelölés
A cellák közt a kurzorral lehet „ vándorolni” . A ctrl-t nyomva tartva az egybefüggő sor- és oszlop-részek első, illetve utolsó cellájához lehet ugrani. A ctrl+Home és a ctrl+End billentyűkombinációkkal lehet a bal felső és a jobb alsó cellához ugrani. A Home billentyűvel a sor elejére, az End és az enter billentyűkkel a sor legvégére lehet ugrani. A PageUp és a PageDown billentyűkkel függőleges, az Alt-tal együtt vízszintes irányban lehet lapozni. A ctrl billentyűkkel együtt a munkalapok közt lehet vándorolni.
A Shift lenyomásával ki lehet jelölni több cellát két kattintással (bal felső, jobb alsó). Nem összefüggő cellatartományokat lehet kijelölni a ctrl billentyű segítségével. A ctrl+* billentyűkombináció segítségével kijelölhető az aktuális cellához tartozó összefüggő cellatartomány (összefüggő = üres cellák kerítik körül, és belül nincs üres cellák által bekerített rész).
A cellák tartalmazhatnak képleteket, melyek hatására értékük más cellák értékétől fog függni. Ha ezeknek a celláknak az értékét változtatjuk, a cella tartalma (értéke) is változni fog. (Nem csak számokat lehet használni).
A cellához tartozó képletet a képletsorba kell írni, vagy a képletsorra való
kattintás után az adott képletek közül lehet választani a függvény-varázslóval,
vagy az ikonnal. A képletek előtt mindig
szerepel az egyenlőségjel!
A változók egymás melletti beírásához a & jelet kell használni. Változó melletti szöveghez idézőjeleket kell használni és ugyancsak a & jelet az elválasztáshoz. Példa: A1&" és "&A2 ? az A1 és az A2 cellák tartalma lesz leírva, köztük az „ és” szóval.
Képlet beírása közben nagyon meg tudja könnyíteni munkánkat a következő módszer: Ha a képletben már szerepel az egyenlőségjel, bármelyik cellára kattintva nem aktívvá válik a cella, hanem a jelzése jelenik meg a képletsorban. Ilyenkor a kijelölt cella vagy cellák körül szaggatott futó vonal jelenik meg. Például ha a C3 cellába azt szeretnénk írni, hogy =A2+B1, akkor először kijelöljük a C3 cellát, beírunk egy egyenlőségjelet, majd rákattintunk az A2 cellára. Ekkor a képletsorban ez látható: =A2
Ezután beírunk egy + jelet, majd rákattintunk a B1 cellára és egy enter leütésével megerősítjük a bevitelt.
A cellákat fel lehet tölteni már kitöltött cellák segítségével a következő módon: A kitöltött cellát vagy cellákat kijelöljük, majd a jobb alsó sarokba visszük az egérkurzort, amíg kis kereszt alakú nem lesz. Ha jobbra vagy lefele vonszoljuk a keresztet, az így kijelölt cellák feltöltődnek különféle adatokkal. Ha az eredetileg kijelölt celláknak azonos volt a tartalma, akkor az új celláknak is az lesz a tartalma. Ha az eredetileg kijelölt cellák a számoknak vagy a betűknek bizonyos szabályos sorozatát alkották, akkor a sorozat folytatódni fog az újonnan feltöltött cellákban is, ha a kijelölést és a feltöltést megfelelően végezzük. Példa: kijelölünk két egymás melletti cellát, melyek tartalma 4 és 8. A 8-at tartalmazó cella jobb alsó sarkából elvonszoljuk a kis keresztet több cellával jobbra. Az újonnan kijelölt cellák tartalma 12, 16, 20,… stb. lesz.
Ha a cellában az a szó szerepel, hogy hétfő, a mellette feltöltött cellák a hét napjait fogják tartalmazni.
Ha az egymás mellett vagy egymás alatt lévő cellák közt a program nem talál szabályt, akkor a feltöltés ismételni fogja a cellák tartalmát.
Ha a kijelölt cellák felé vonszoljuk a keresztet, a gomb elengedése után törölni fogja a szürke színű cellatartalmat. Ha viszont túllépünk az eredeti kijelölésen felfele vagy balra, az ott lévő cellatartalmak feltöltődnek és az eredetiek se lesznek letörölve.
– Relatív címzés: A cella amire egy másik cellából hivatkozunk a cellához képest milyen irányban és milyen távolságra van (oszlop-sor távolságra). Példa: a C3 cellába =A1+3 képletet írunk. Tehát a C3 cellától két-két cellával feljebb és balra lévő cella értékénél 3-mal nagyobb lesz a C3 cella értéke. Ha a C3 cellával feltöltjük a C4 cellát, annak értéke A2+3 lesz. Ha a C3 cellával a D3 cellát töltjük fel, annak értéke B1+3 lesz.
– Abszolút címzés: A cella, amire hivatkozunk nem függ az eredeti cellától. Példa: a C3 cellába =$A$1+3 képletet írunk. A C3 cellába az A1 cella értékénél 3-mal nagyobb érték kerül. Ha a C3 cellával feltöltjük a C4 cellát, annak értéke ugyancsak $A$1+3 lesz. Ha a C3 cellával a D3 cellát töltjük fel, annak értéke változatlanul $A$1+3 lesz.
– Vegyes címzés: Mindkét címzést lehet használni egy hivatkozáson belül. Ha a C3 cella értéke A$1+3, akkor az A oszlop értéke relatív, az 1 sor értéke abszolút. Ez azt jelenti, hogy tetszőleges feltöltés esetén a hivatkozott cella mindig az 1. sorhoz tartozik és ahhoz az oszlophoz, ami a feltöltött cellától kettővel van balra. Ha tehát ezzel a cellával töltjük fel a C4 cellát, annak értéke A$1+3 marad. Ha a C3 cellával a D3 cellát töltjük fel, annak értéke B$1+3 lesz.
– Szorzótábla készítése vegyes címzéssel: Az A oszlopban és az 1 sorban vannak a szorzandó számok. A B2 értéke legyen: =B$1*$A2. Ezzel a cellával feltöltve a táblázatot (először egy sort, aztán az egészet) megkapjuk a szorzótáblát.
– A címzés típusát lehet gyorsan változtatni, ha a képletsorban a cellaváltozóhoz állítva a kurzort lenyomjuk (akár többször) az F4 billentyűt. (hatása: C3, $C$3, C$3, $C3, C3)
Ha egy cellába a =HA(a; b; c) képletet írjuk be, az „ a” feltétel teljesülése esetén a cellába „ b” kerül, nem teljesülése esetén „ c” . Példa: G7=HA(B4> 3;"nagyobb, mint három";B5) képletre a G7 cellába „ nagyobb, mint három” szöveg fog szerepelni, ha a B4 cellában szereplő érték nagyobb mint 3, és a B5 cella értéke fog szerepelni, ha a B4 cellában szereplő érték kisebb vagy egyenlő mint 3. A paraméterek közé pontosvesszőt kell tenni!
A feltételes függvények egymásba is ágyazhatóak, így több feltétel teljesülését is lehet vizsgálni. Példa: A2=HA(A1>0;"pozitív";HA(A1=0;"nulla";"negatív")) Ez a függvény az A1 celláról megállapítja, hogy pozitív, negatív, vagy nulla és ezt a megállapítást írja ki az A2 cellába.
Az oszlopok és a sorok szélessége beállítható az egérrel, amikor az oszlop illetve sor fejlécen kettős nyíl alakú. A kijelölt oszlopok és sorok (akár az egész táblázaté) szélessége beállítható a Formátum/Oszlop v. Sor/Szélesség v. Magasság paranccsal. Az oszlopszélességet karakterszámban, a sormagasságot pontban lehet megadni (1 pont = 0,35 mm). A legszélesebb cella szélességét veszi fel az oszlop, ha az oszlop fejlécén kettős nyíl alaknál az egérrel kettőt kattintunk. Ugyanez történik a Formátum/Oszlop/ Legszélesebb kijelölt parancsra is. Ugyanígy kell eljárni a legnagyobb sormagasság beállításánál is.
A Formátum/Cellák/Igazítás/Sortörés parancsra a kijelölt cellákban lévő szöveg nem egy sorba íródik, hanem kitölti a cella tartalmát. A szövegbe enter csak úgy üthető be, ha azt a baloldali Alt-tal együtt ütjük.
A cellában lévő szöveget igazíthatjuk jobbra, balra, középre, sorkiigazítva a
Formátum/Cellák/Igazítás parancsban, valamint az 
ikonokkal. A Kitöltve parancs a cellában lévő szöveggel
tölti ki a sort. A Kijelölés középre paranccsal több kijelölt cella közepére
állítja a bal szélső cella tartalmát. Ugyanezt lehet elérni az 
ikon segítségével.
Sorokat és oszlopokat beszúrni a Beszúrás/Sorok ill. Oszlopok paranccsal lehet. Ahány oszlopot illetve sort jelölünk ki a parancs előtt, annyi új oszlop illetve sor kerül a kijelöltek elé.
Sorokat és oszlopokat kijelölés után a Szerkesztés/Törlés paranccsal lehet letörölni. Csak a tartalmukat lehet törölni a Szerkesztés/Tartalom törlése paranccsal. Cellák beillesztésénél és törlésénél a program egy párbeszéd-panelban kérdez rá arra, hogy az új cella, vagy a cella törlése után kialakult lyuk miatt merre mozduljanak el a többi cellák.
Cellák keretezése és színezése
A kijelölt cellákat lehet keretezni és színezni a Formátum/Cellák/Szegély és
Mintázat parancsaival. A cellákat keretezni, színezni, valamint a betűket színezni
lehet még az 
ikonokkal.
Grafikon készítéséhez először a táblázat megfelelő sorainak és oszlopainak
kijelölése szükséges, majd a 
grafikon-varázsló ikonra kell kattintani. Ezután a megjelenő grafikon-elhelyező
egérkurzorral egy téglalapot kell kijelölni a leendő grafikonnak. Egy 5 egymás utáni
lapból álló párbeszéd-panel jelenik meg, melynek megfelelő részeit kitöltve és a
végén a Kész parancsot kiadva megjelenik a grafikon. A lapok közt a Tovább és a
Vissza parancsokkal lehet vándorolni. A beállítható részek:
1. Azt a cella-tartományt kell itt megadni, amire a grafikon vonatkozódni fog. Ha előzőleg jelöltünk ki cella-tartományt, annak az értéke fog itt szerepelni.
2. A második lapon grafikon-típust lehet választani.
3. A harmadik lapon grafikon-altípust lehet választani.
4. Az Adatsorok mezőben azt lehet megadni, hogy az Excel a sorokból, vagy az oszlopokból készítsen diagramot.
5. Az ötödik lapon be lehet állítani, hogy a grafikonban kell-e Megjegyzés, illetve el lehet nevezni a grafikont, valamint a tengelyeket.
A kijelölt grafikont el lehet mozgatni, vagy át lehet méretezni a széleken megjelenő fekete négyzetek segítségével. A diagramot tovább formázni úgy lehet, ha kétszer kattintunk rá. A diagram tetszőleges részét (címek, tengelyek, ábra, megjegyzés) tovább lehet szerkeszteni kettős kattintás után.
Jelölések:
A1:B2 – Cellatartomány
a,b,c – Szám, vagy számot tartalmazó cellahivatkozás
s – Szöveg vagy cellahivatkozás
x,y – Szám (nem cellahivatkozás)
q – Szám, szöveg vagy cellahivatkozás
m,n – Logikai állítás (pl. A1>3)
| min(a;b;c) | A számok közül a legkisebb |
| max(a;b;c) | A számok közül a legnagyobb |
| int(a) | A szám egészrésze (a számból elhagyva a tizedesjegy utáni részt) |
| vél() | Véletlen szám 0 és 1 között |
| szum(a;b;c) | A számok összege |
| átlag(a;b;c) | A számok átlaga |
| darab(A1:B2) | A cellatartományban lévő számot tartalmazó cellák száma |
| daraba(A1:B2) | A cellatartományban lévő nemüres cellák száma |
| darabteli(A1:B2;q) | A cellatartományban lévő olyan cellák száma, melyeknek tartalma q. A q egy logikai vizsgálat is lehet, pl: >12 |
| fkeres(a;A3:C7;x) | Egy segédtábla (A3:C7) első oszlopában megkeresi az ’a’ értéket (vagy azt az értéket, amelyik a nála kisebbek között a legnagyobb) és ettől függően a segédtábla megfelelő sorában és ’x’-edik oszlopában lévő értéket illeszti be. |
| vkeres(a;A1:B2;x) | Egy segédtábla (A3:C7) első sorában megkeresi az ’a’ értéket (vagy azt az értéket, amelyik a nála kisebbek között a legnagyobb) és ettől függően a segédtábla megfelelő oszlopában és ’x’-edik sorában lévő értéket illeszti be. |
| módusz(A1:B2) | A cellatartomány értékei közül a leggyakrabban szereplő |
| bal(s;x) | Az s szöveg első x darab karaktere |
| jobb(s;x) | Az s szöveg utolsó x darab karaktere |
| közép(s;x;y) | Az s szöveg x-edik karakterétől kezdve y karakterből álló szöveg |
| hossz(s) | Az s szöveg karaktereinek száma |
| karakter(x) | Az x számhoz tartozó karakter (kódtábla szerint) |
| kód(s) | Az s szöveg első karakterének kódja (kódtábla szerint) |
| és(m;n) | A függvény értéke igaz lesz, ha ’m’ és ’n’ állítás mindegyike igaz |
| vagy(m;n) | A függvény értéke igaz lesz, ha ’m’ vagy ’n’ állítás valamelyike igaz |
| ha(m;s;t) | Ha ’m’ állítás igaz, a cella értéke ’s’ lesz, ha hamis akkor ’t’ |
| részlet(a;b;c) | A ’c’ összeghez tartozó időszakonként fizetendő részlet, ahol ’a’ az időszakonkénti kamatláb és ’b’ az időszakok száma |
Adatbázis: logikailag összefüggő információ, vagy adatgyűjtemény.
Adattábla: logikailag összetartozó adatok sorokból és oszlopokból álló elrendezése.
Rekord: az egy meghatározott elemhez tartozó adatok csoportja, az adattábla egy sora.
Mező: az azonos tulajdonsággal, jellemzővel rendelkező adatok csoportja, mely adatok különböző rekordokban szerepelnek. Egy mező az adattábla egy oszlopa.
Mezőnév (vagy fejléc sor): egy mező neve, az adattábla első sora.
Egy adattábla sorainak (rekordjainak) szűrése (nem jelenik meg az összes sor) valamilyen feltételek szerint. Először az adattáblát kell kijelölni a fejléccel együtt, majd Adatok/Szűrő/Auto szűrő. A fejlécnél megjelenő nyilak segítségével választható ki az adott mezőhöz tartozó megjelenítési feltétel.
Egyéni beállításban lehet meghatározni a különböző mezőkhöz tartozó speciális megjelenítési feltételeket (pl. <12). Két feltételt is meg lehet határozni egy mezőhöz az ’és’ és a ’vagy’ logikai kapcsolók segítségével.
Az adattábla rekordjait lehet egyéni sorrendbe helyezni az adattábla kijelölése után az ’Adatok/Sorba rendez’ segítségével. Ha a kijelölt adattábla tartalmaz fejlécet (mezőneveket), akkor szükséges bekapcsolni a ’fejléc sor’ kapcsolót, más esetben a fejlécet is az adattábla egyik rekordjának tekinti és azt is sorba rendezi a program.
Feltétlenül szükséges kijelölni az egész adattáblát, különben rendezéskor az egy rekordhoz tartozó cellák elmozdulnának egymástól.
Az elsődleges rendezés mellett akkor szükséges beállítani a ’majd’ rovat rendezését, ha az elsődleges rendezés során a mezőhöz tartozó azonos értékek esetében más mező rendezési sorrendjét is meg akarjuk határozni. (Magyarul, egyforma cellaértékek esetén aszerint teszi sorrendbe a rekordokat, ami a ’majd’ rovatban meg van határozva).
Az ’aztán’ rovat beállítása ott érvényesül, ahol az ’elsősorban’ és a ’majd’ rendezések azonos cellatartalmat találnak és aszerint nem tudják sorba rendezni az adattábla rekordjait.
– Ha azt szeretnénk, hogy a táblázatunkban bizonyos sorok és/vagy oszlopok mindig látszódjanak – akkor is, amikor távolabbi cellákat vizsgálunk – az első sorokat és oszlopokat be lehet fagyasztani. Jelöljük ki a B2-es cellát és adjuk ki az Ablak/Ablaktábla rögzítése parancsot. Ekkor bármerre is mozdítjuk el a táblázatot, az első sor és az első oszlop mozdulatlan marad. Befagyasztáskor mindig azok a sorok és oszlopok válnak mozdulatlanná, amelyek a kijelölt cella felett és tőle balra vannak. Az Ablaktábla feloldása paranccsal lehet megszüntetni a befagyasztást.
– Ha meg van nyitva a Word és az Excel ablaka is (vagy tetszőleges más Windows programoké) és mind a kettő látszódik, az egyikből vonszolással objektumokat lehet áthelyezni, illetve ctrl-lal átmásolni a másikba.
– Ha kijelölünk egy vagy több sort, vágólapra másoljuk, kijelölünk egy tetszőleges cellát és kiadjuk a Szerkesztés/Irányított beillesztés/Transzponált parancsot, a beillesztéskor a program a kijelölt sorokat oszlopokba rendezi. Ugyanezt lehet természetesen visszafele is elvégezni. Az irányított beillesztésnél lehet beállítani azt is, hogy beillesztéskor az eredeti cella tartalmát milyen típusú adatként kezelje (képlet, érték, szöveg… )
– Oszlopot lehet feltölteni kijelölt cellával egyszerűen úgy, hogy (ha a mellette lévő oszlopban szerepelnek értékek) a cella jobb alsó sarkára (a vékony keresztre) kettőt kattintunk. Ekkor az oszlop addig töltődik, amíg a mellette lévő oszlopban vannak értékek.
– Ha a feltöltést az egér jobb gombjával végezzük, egy rövid-menü segítségével választhatunk, hogy mi szerint legyenek feltöltve a cellák. Itt lehet kiválasztani például azt is, hogy a feltöltés számtani, vagy mértani sorozat szerint hajtódjon végre.
– Egyéni feltöltő-lista készíthető az Eszközök/Egyebek/Egyéni listák paranccsal.